Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018. Il s’agit d’un ensemble de règles européennes visant à protéger les données personnelles des citoyens et à responsabiliser les entreprises dans leur gestion et leur utilisation. Les entreprises doivent donc se conformer à ces obligations afin d’éviter de lourdes sanctions financières et préserver leur réputation. Voici un tour d’horizon des principales obligations RGPD pour les entreprises.
1. Désigner un Délégué à la protection des données (DPO)
La première étape pour se mettre en conformité avec le RGPD est de désigner un Délégué à la protection des données (DPO). Ce dernier a pour mission de veiller au respect du RGPD au sein de l’entreprise, de conseiller sur les questions relatives à la protection des données et d’être l’interlocuteur privilégié avec l’autorité de contrôle, en France : la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés).
Le DPO peut être un employé ou une personne externe à l’entreprise. Dans tous les cas, il doit disposer d’une expertise en matière de protection des données et être indépendant dans l’exercice de ses fonctions. Il est important de noter que la désignation d’un DPO n’est pas obligatoire pour toutes les entreprises. Elle devient cependant nécessaire lorsque l’entreprise traite des données sensibles à grande échelle ou lorsque le traitement des données est au cœur de son activité.
2. Tenir un registre des traitements
Le registre des traitements est un document obligatoire pour toutes les entreprises qui traitent des données personnelles. Il doit recenser l’ensemble des traitements effectués par l’entreprise et comporter les informations suivantes : la finalité du traitement, les catégories de personnes concernées, les catégories de données traitées, les destinataires des données, les délais de conservation et les mesures de sécurité mises en place.
Ce registre permet de garantir la transparence et la traçabilité des traitements de données et facilite le dialogue avec la CNIL en cas de contrôle.
3. Réaliser une analyse d’impact sur la protection des données (AIPD)
L’Analyse d’Impact sur la Protection des Données (AIPD) est une démarche préventive qui vise à identifier et minimiser les risques liés au traitement des données personnelles. Elle doit être réalisée avant la mise en œuvre d’un traitement susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées.
L’AIPD permet aux entreprises de mettre en place les mesures adéquates pour respecter le principe de protection des données dès la conception (Privacy by Design) et par défaut (Privacy by Default). Elle doit être documentée et actualisée régulièrement afin de refléter les évolutions des traitements et des risques.
4. Informer les personnes concernées
Le RGPD impose aux entreprises de fournir aux personnes concernées une information claire, concise et compréhensible sur la manière dont leurs données personnelles sont traitées. Cette information doit être fournie au moment de la collecte des données et comporter les éléments suivants : l’identité du responsable du traitement, la finalité du traitement, les destinataires des données, les droits des personnes concernées (accès, rectification, opposition, etc.), les délais de conservation et les éventuels transferts de données hors de l’Union européenne.
Il est également nécessaire d’informer les personnes sur l’existence d’un DPO et sur la possibilité de déposer une réclamation auprès de la CNIL.
5. Respecter les droits des personnes concernées
Le RGPD renforce les droits des personnes concernées en matière de protection des données. Les entreprises doivent ainsi respecter leurs demandes d’accès, de rectification, d’opposition ou de suppression de leurs données personnelles. Elles doivent également mettre en place un processus permettant la portabilité des données et garantir le droit à l’oubli.
Pour faciliter l’exercice de ces droits, il est recommandé d’adopter un système d’authentification simple et sécurisé permettant aux personnes concernées d’accéder rapidement à leurs informations.
6. Sécuriser les traitements
Les entreprises sont tenues de mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données personnelles qu’elles traitent. Ces mesures doivent être proportionnées aux risques identifiés lors de l’AIPD et adaptées à la nature, au contexte, à la portée et aux finalités du traitement.
Parmi les mesures de sécurité couramment recommandées, on peut citer : la pseudonymisation et le chiffrement des données, la gestion des habilitations, la sécurisation des systèmes d’information, la mise en place de procédures pour détecter et réagir aux incidents de sécurité ou encore la réalisation de tests réguliers d’évaluation de l’efficacité des mesures mises en place.
7. Gérer les violations de données
En cas de violation de données (vol, perte, divulgation non autorisée…), les entreprises sont tenues d’informer sans délai (dans les 72 heures) la CNIL et, si nécessaire, les personnes concernées. Elles doivent également documenter toutes les violations ainsi que les mesures prises pour remédier à celles-ci.
La gestion des violations de données implique une étroite collaboration entre le DPO, les services internes concernés (sécurité informatique, juridique…) et éventuellement les prestataires externes (prestataires informatiques…).
En résumé, se conformer aux obligations RGPD est un enjeu majeur pour les entreprises. La désignation d’un DPO, la tenue d’un registre des traitements, la réalisation d’AIPD ou encore le respect des droits des personnes concernées sont autant d’éléments essentiels pour garantir la protection des données personnelles et éviter de lourdes sanctions. Il est donc crucial pour les entreprises de s’engager pleinement dans cette démarche et de veiller à maintenir un haut niveau de conformité.
